Hoe controleert u of een lokaal dienstbedrijf in het KVK-register staat?

Waarom een lokale dienstverlener eerst in het KVK-register checken?

Alle bedrijven en organisaties in Nederland staan in het Handelsregister. KVK noemt dit de openbare basisregistratie waarin zij verplicht zijn ingeschreven. Wie daar zoekt, ziet met wie hij te maken heeft en wie namens een bedrijf contracten mag sluiten. Daarom is de registercontrole de eerste stap voordat u een lokale partij inschakelt: u stelt vast of de onderneming bestaat en of de naam waaronder zij zich presenteert, daarin terugkomt.

De inschrijving is geen formaliteit. Volgens de Handelsregisterwet moeten alle Nederlandse bedrijven en organisaties zich inschrijven, en dat moet binnen een week nadat het bedrijf met activiteiten is gestart. Een partij die al langere tijd diensten aanbiedt en niet in het register staat, levert dus geen bevestiging van inschrijving op.

Let op één nuance: de wettelijke plicht om een KVK-nummer te vermelden geldt niet voor verenigingen zonder onderneming, stichtingen zonder onderneming, verenigingen van eigenaars (vve's), de overheid en kerkgenootschappen. Heeft u met zo'n partij te maken, dan betekent een ontbrekend nummer op de factuur niet automatisch dat er iets mis is.

Voordelen en risico’s van een niet-ingeschreven bedrijf

Zo vindt u het bedrijf terug: naam of KVK-nummer

KVK adviseert in het register te zoeken op bedrijfsnaam of KVK-nummer. Volgens KVK ziet u binnen een paar seconden of uw zakenrelatie staat ingeschreven. Dat is de snelle check: direct zoeken en een eerste uitkomst.

Een KVK-nummer bestaat uit acht cijfers en toont aan dat het bedrijf of de organisatie bij KVK is ingeschreven. Heeft u het nummer niet, vraag het dan op bij de dienstverlener. Volgens KVK vindt u een KVK-nummer in de welkomstbrief bij inschrijving, in een KVK-uittreksel, in Mijn KVK en in het online Handelsregister.

Zoek bij twijfel op beide ingangen. Een onderneming kan in het register onder een handelsnaam of vestigingsnaam staan die afwijkt van de statutaire naam in het contract of op de algemene voorwaarden. Zoeken op de naam die u op de offerte ziet én op het nummer geeft zekerheid dat u dezelfde onderneming voor u heeft.

Stappenplan: Controleer een lokaal dienstbedrijf in het KVK-register

Wat u in de registergegevens kunt controleren

De gegevens in het Handelsregister kunt u concreet gebruiken als kruiscontrole met wat de dienstverlener u stuurt. Het gaat onder meer om: handelsnaam of vestigingsnaam, activiteitenomschrijving (gekoppeld aan SBI-codes), aantal werkzame personen, gegevens van functionarissen, bezoek- en postadres, telefoonnummer, website en e-mailadres.

Vergelijk die punten één voor één met uw materiaal. Past de activiteitenomschrijving bij de aangeboden dienst? Komt het bezoekadres overeen met het adres op de offerte of factuur, en het telefoonnummer en e-mailadres met het contact waarmee u schakelt? Wie staan er als functionaris vermeld? Afwijkingen hierop zijn het moment om door te vragen, nog voordat u een opdracht verstrekt of betaalt.

De gegevens worden door de onderneming zelf aangeleverd en gewijzigd. KVK adviseert bedrijven hun registratie regelmatig te controleren en wijzigingen door te geven, met de waarschuwing dat onjuiste gegevens problemen kunnen opleveren. Een registeruitkomst is dus de stand van de registratie, niet automatisch de actuele werkelijkheid.

Belangrijke feiten over het KVK-register

• Partijen zonder KVK-verplichting — Verenigingen zonder onderneming, vve’s, stichtingen zonder onderneming, overheid, kerkgenootschappen

Laat het KVK-nummer op factuur, offerte en website met het register matchen

De wet bepaalt dat een bedrijf of organisatie zijn KVK-nummer vermeldt op brieven, offertes, facturen, de website en zakelijke e-mails. Die verplichting geldt — zoals eerder genoemd — niet voor de daar genoemde uitzonderingen.

Gebruik die verplichting als controlemiddel: neem het nummer dat de dienstverlener zelf vermeldt en zoek daarop in het register. Ieder bedrijf of iedere organisatie heeft maar één KVK-nummer, ook bij meerdere bedrijfsactiviteiten. Een nummer op de factuur dat in het register bij een andere naam, een ander adres of een andere activiteit hoort, betekent dus dat u het nummer niet klakkeloos kunt accepteren.

Controleer het nummer consequent op alle plekken waar het opduikt — offerte, factuur, website, zakelijke e-mail en de ondertekening van de overeenkomst. Wijkt één van die vermeldingen af, vraag dan om opheldering voordat u levert of betaalt.

Wanneer een snelle check niet genoeg is: uittreksel en basischeck

De snelle check beantwoordt vooral of de onderneming bestaat. Voor de basischeck adviseert KVK een uittreksel te bestellen; daarmee ontdekt u bijvoorbeeld of de persoon met wie u zaken wilt doen, bevoegd is om beslissingen te nemen. Dat is relevant wanneer u met een vertegenwoordiger van een grotere onderneming onderhandelt of een overeenkomst laat ondertekenen.

Wilt u verder kijken dan de inschrijving, dan noemt KVK als uitgebreidere vormen van onderzoek de jaarrekening, concernrelaties en de historie van een bedrijf. KVK wijst ook op het zoeken naar reviews, het bekijken van de social media van het bedrijf en informatieproducten van KVK-partners die gegevens uit het Handelsregister gebruiken.

Eén praktische beperking: in Mijn KVK ziet u alleen gegevens van bedrijven waarbij u persoonlijk in het Handelsregister staat ingeschreven, en bij een holdingstructuur maximaal één niveau diep de dochtermaatschappijen. Uitgeschreven bedrijven, bedrijven waarvan de ingeschreven personen niet meer zelf mogen beslissen over geld of spullen (bijvoorbeeld door onderbewindstelling, faillissement of schuldsanering), kerkgenootschappen en publiekrechtelijke rechtspersonen zoals provincies en gemeenten ziet u daar niet. Voor die categorieën is een uittreksel nodig.

Wat verschilt tussen een snelle check en een basischeck?

Geen of afwijkende uitkomst? Dit kunt u doen

Levert uw zoekactie niets op, werk dan eerst de invoer af voordat u conclusies trekt: controleer de spelling van de bedrijfsnaam, probeer varianten waaronder de onderneming zich presenteert, en zoek op het achtcijferige KVK-nummer in plaats van op naam. Vraag het bedrijf daarna om zijn KVK-nummer en om de exacte naam waaronder het in het Handelsregister staat.

Kloppen de registergegevens niet met wat u heeft ontvangen — ander adres, ander telefoonnummer, andere activiteitenomschrijving, of een nummer dat niet bij de naam hoort — vraag dan om een uittreksel of bestel er zelf een. Dat is ook de route wanneer u vermoedt dat de inschrijving niet actueel is, want juist verouderde of onjuiste registergegevens kunnen volgens KVK problemen opleveren bij het zakendoen.

Blijft de inschrijving ontbreken of blijven de gegevens afwijken, houd dan uw betaling of opdracht aan totdat dit is opgehelderd. Een ontbrekende of niet-kloppende registratie betekent niet automatisch dat u met een malafide partij te maken heeft, maar u mist dan de bevestiging die het Handelsregister normaal gesproken geeft.